La trastienda notarial y las presentaciones telemáticas

notaria_alicante_presentacion_telematica_ancert_corpme   En mi último post explicaba las dudas sobre las presentaciones telemáticas. Cuando se firma una escritura en la notaría, ésta se remite on line al Registro de la Propiedad competente, para ganar la prioridad registral. El sistema presenta unas grandes ventajas. En ese post explicaba los efectos de la presentación telemática y los pasos a seguir por el interesado en función de cómo se realizara la presentación al Registro de la Propiedad, bien físicamente, bien de forma telemática.

   El post ha suscitado, el primer día, muchos comentarios, si bien, me ha parecido especialmente interesante, por la visión siempre fresca que aporta, cargada de sentido común y practicidad, el que aporta Lorena Moreno. En su comentario, Lorena llama la atención sobre varios aspectos susceptibles de ser mejorados o reinterpretados. Una parte de su comentario me ha parecido especialmente interesante y he considerado conveniente contar lo que relato en este post. Lo que me ha movido a ello ha sido cuando la comentarista, con sinceridad ha dicho:

   “La presentación telemática desde la notaría ¿Cuándo se hace? Lo primero que deberíamos tener en cuenta es que esa presentación telemática determina la prioridad registral, por ello, la presentación se debe hacer inmediatamente después de firmar (y no a última hora del día “enviar alguien las telemáticas”) y presentar documento a documento por orden de protocolo. No poner en la bandeja de salida un montón a la vez, ya que llegan al Registro antes los que menos tamaño (bytes) tienen. La alteración del orden de prioridad en el Registro con el de protocolo es un error bastante frecuente”.

   El texto reseñado está plagado de verdades, sin embargo, unas, a mi juicio tienen consecuencias prácticas en función de cómo se desarrolle el proceso, otras deben atarse irremisiblemente y otras son efectos secundarios del sistema. Para ilustrar lo que a Lorena llama la atención me gustaría contar una historia.

   Como preliminar, me gustaría llamar la atención que la palabra “telemática” aunque la hemos referido a la presentación telemática en el Registro de la Propiedad de la copia autorizada electrónica, tiene una aceptación más amplia, en tanto en cuanto, junto con las “telemáticas” así entendidas, se envían sociedades y acuerdos sociales al Registro mercantil; se solicitan últimas voluntades, copias de testamentos y otros documentos públicos a otros notarios, se envían oficios, se mandan partes de testamento, copias simples electrónicas a Hacienda, Ayuntamiento, OCP,  el índice único… Todo ello requiere que el Notario visualice lo que manda, lo chequee y lo envíe encriptado mediante su firma electrónica reconocida notarial (FEREN), para lo cual introduce una tarjeta en un lector y teclea un código de validación. Me ha gustado cuando implícitamente Lorena llama la atención sobre “alguien envía”; ese alguien debe ser inexcusablemente el Notario, pues igual que el Notario firma los documentos y su firma no se suple, tampoco la utilización de la tarjeta de la firma electrónica. Lo que sucede es que la suplantación de la firma física es imposible, salvo falsificaciones e imitaciones, mientras que la suplantación de la firma electrónica no se detecta si la tarjeta se utiliza por otra persona indebidamente.

   Dicho esto, la historia que quería relatar dice así:

   “Un viernes cualquiera de este año, mientras nuestros políticos discuten sobre si hemos salido o no de la crisis, en una notaría de cualquier población de España, se había atendido algo de trabajo. Ese día se firmaron dos compraventas, iban acompañadas de sus dos hipotecas; un testamento; una revocación de un poder; una sociedad tramitada por CIRCE y se enviaba el índice único.

   Como viene siendo habitual, se habían solapado, por motivos ajenos a la notaría y su organización, la firma de las dos compraventas y sus préstamos. La primera había llegado tarde; la segunda estaba mal planteada por el Banco, habían mandado a un pobre trabajador de una gestoría de firmas que no podía tocar una coma de una minuta mal planteada si no se alineaban los astros. La firma de la sociedad se debía producir a la hora, pues uno de los socios perdía un avión y habían sido puntuales. Con el desorden de las dos compraventas se había simultaneidad por los empleados de la notaría la atención a estas personas con la de la revocación del poder y la del testamento.

   Aunque el Notario tenía intención de que todo se mandase telemáticamente conforme se iba autorizando el instrumento notarial, los empleados, saturados de trabajo por la ineficiencia de las personas que concurrían, las cuales no habían cumplido lo que se les había encargado, no habían podido cargar en la plataforma los diferentes trámites telemáticos.

   Con la última firma, se habían ido acumulando a las tres de la tarde los distintos envíos telemáticos en la mesa del notario. Con la misma buena cara de siempre, pero también con el mismo hastío, se proponía a realizar los envíos, teóricamente, no debían ser más de diez minutos.

   Conforme iba introduciendo la clave, el sistema iba fallando indefinidamente. Unas veces una Administración reconocía el envío y otra no. Otras, por el contrario aparecía un mensaje de error de sistema. No faltaban las veces en las que el artefacto se quedaba colgado; incluso, en otras ocasiones, llamaban del Registro y decían que por qué un documento había entrado tres veces -curiosamente el Notario no había hecho más que reenviarlo cuando el sistema le decía que había habido un error-. A las cuatro de la tarde, quedaban en la Notaría el Notario y Mariola, una de sus colaboradoras -que siempre estaba- uno de los préstamos no entraba en el Registro y había que mandar un fax para ganar la prioridad registral.”

   La historia es real como la vida misma. ¿Quién tiene la culpa de los fallos del sistema? Nunca se sabe. Se trata de un proceso circular. Tu casa informática le hecha la culpa a ANCERT (la Agencia Notarial de Certificación), ANCERT a la casa informática y, en caso de duda, siempre es socorrido cargar el muerto, como algunos notarios hacen indebidamente respecto al Registro, a CORPME (la institución equivalente que interconecta los Registros telemáticamente).

   Lo cierto es que alguna culpa tienen todos y/o ninguno. Curiosamente, Microsoft avanza más veloz que nuestros sistemas y los navegadores nuevos no soportan bien o todo lo rápido que debieran las aplicaciones de firma electrónica. Por otro lado, Apple lanza sus productos que gusta utilizar, pero que no son compatibles con el software de firma electrónica, o al menos eso parece. En función de la versión de navegador y aplicación tras probar y reaccionar miles de veces descubres que lo que va en tal circunstancia no funciona en tal otra…

   La realidad, querida Lorena, es que aunque queremos mandar todo inmediatamente y, ciertamente tienes razón, es así cuando se evitan riesgos, no siempre se puede, pues como dijo Felipe II “yo no he mandado mis barcos a luchar contra los elementos”. Existen unos plazos legales que se han de cumplir en todo caso, sólo así se evita responsabilidad, y ciertamente, te garantizo, a veces no dejan dormir.

   El problema de la prioridad, actualmente no debería existir porque el propio sistema te impide el envío sin determinarla, salvo que te equivoques y mandes alterando el orden. Pero eso no es consecuencia de enviar varias cosas a la vez.

   Aunque para el usuario los envíos telemáticos son un avance impagable, no deja de ser cierto que, antes de ellos cotejar un fax, una copia autorizada o un oficio o parte de testamento eran meros trámites que duraban un instante. El tiempo, del Notario, que se pierde actualmente mientras el sistema escupe mensajes de error es impagable.

   Pero en fin, si somos más competitivos y podemos crear una sociedad en pocas horas aunque el emprendedor no sepa ni a qué se va a dedicar bienvenidos sean los nuevos modos.

Antonio Ripoll Soler

Notario de Alicante

www.notariaripoll.com

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6 Comentarios »

  1. Lo que no tiene sentido es que el notario tenga que firmar el envío de los asientos, debería bastar con que que firmara digitalmente la copia y que el envío se pudiera hacer por el personal de la notaría, igual que sucede con la presentación por fax.
    Nadie en su sano juicio pretendería que fuese el notario el que tuviese que estar dando al botón de envío del fax, hasta que éste salga.
    Y esto es precisamente lo que el defectuoso programa de Ancert nos obliga hacer, ya que el sistema de firma digital que tiene es absurdo, se firma el envío pero no el documento que, una vez enviado, no contiene rastro alguno de la supuesta firma digital que ha sido puesta en él por el notario.
    Y todo esto porque se quiso ahorrar unos pocos cientos de euros por notario, en el proceso de implantación de la firma digital.
    Lamentable.

  2. Buenos días querido Antonio:
    En primer lugar, todo un honor que dediques el post a comentar mi comentario. ¡Merci!
    Cuando digo “enviar alguien las telemáticas” sé lo que estoy diciendo y quiero decir. Te puedo asegurar, que las presentaciones telemáticas al RP en muchas pero que muchas notarías las hacen los empleados y, generalmente se hace a última hora del día (imagino que por organización… mandar a última hora todo lo de ese día), sin embargo, como exponía lo suyo es enviarlo nada más firmar, por razones de seguridad obvias. Que el mundo de la informática no os deja Amén, con la informática hemos topado.
    Quizá, como dice Carlos, no tiene sentido que tenga que hacerlo el propio Notario. Tampoco tiene sentido que las notas continuadas tengan que ser enviadas por el Registrador y, quizá por eso ninguno se encarga personalmente de enviarlas 😉

    • Estimada Lorena, muchas gracias por tus respuestas.
      Sabía a qué te referías y tú también sabes lo que estoy diciendo. No hablo de cómo se puede usar indebidamente la tarjeta sino de como la utilizo yo y cómo se debe usar.
      Lo que dice Carlos es muy sensato.
      Saludos y seguimos!

      • Efectivamente, nos entendemos Antonio.
        Cierto, lo dicho por Carlos es sensato. Igual pasaría con las notas continuadas, no es práctico ni tiene mucho sentido que sean enviadas por el Registrador. Aunque para sensato esta poder acceder a los Libros de forma telemática… y así de paso, cumplir 2 Leyes 😉

  3. Lo que dice Carlos es la pura verdad. Hay testigos de que yo esto lo plantee desde el mismo momento en que se implantó la firma electrónica. “El sistema es provisional, ya se irá mejorando con el tiempo”. Hasta hoy. Obligar a que el notario firme el envío equivale a que sea el notario quien personalmente persona la copia autorizada en el Registro.
    Y mientras tanto, ninguna de las aplicaciones informáticas, ni de “las casas” ni de Ancert, tiene un sistema de firma digital de las “matrices electrónicas” con las que generamos las matrices físicas, para evitar errores o manipulaciones en las copias. Para que, si la responsabilidad es para el notario en caso de error.
    Podríamos firmarlas con aplicaciones externas, pero no es políticamente correcto que una empresa privada certifique que soy un funcionario público en ejercicio de mi cargo. Así que seguimos en el paleolítico tecnológico e instalados en la ficción, cosa que tampoco se puede decir.

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